Reuniões demoradas e cansativas sempre foram alvo de descontentamento por parte de líderes, gestores e suas equipes. Mas ao que parece, isso se acentuou com a pandemia pois a distância acabou gerando mais necessidade de contato entre as pessoas, e por causa disso, assuntos que poderiam ser resolvidos com um e-mail ou uma mensagem tornaram-se motivo para realizar uma reunião.
O desconforto de estar em uma reunião que muitas vezes você não precisaria participar ou ainda de haver discussões intermináveis sem chegar a uma definição são alguns exemplos do que faz com que as pessoas se interessem menos em participar com real interesse.
Em uma matéria para a Revista Inc, Janine Popick, CEO e fundadora da empresa Vertical Response, citou 5 razões que a fazem odiar reuniões, entre as quais destacam-se o tempo desnecessário despendido com reuniões, falta de clareza da pauta da reunião e não ter as pessoas certas em cada reunião.
Se você tiver clareza sobre o que precisa resolver em cada reunião e organizá-la de forma eficiente, é totalmente possível fazer reuniões mais produtivas e por isso a seguir, listamos algumas ações que você deve fazer para atingir este objetivo:
1. Estabeleça metas claras para a reunião: Antes da reunião, determine o que precisa ser realizado e comunique isso à equipe. Isso ajudará a focar a discussão e manter a reunião no caminho certo.
2. Convide as pessoas certas: Certifique-se de convidar apenas as pessoas que precisam estar na reunião e podem contribuir para a discussão. Ter muitas pessoas em uma reunião pode ser contraproducente.
3. Comece e termine no horário: Respeite o tempo dos membros de sua equipe iniciando e encerrando a reunião no horário.
4. Tenha uma agenda: Uma agenda ajuda a organizar a discussão e garantir que todos os tópicos importantes sejam abordados. Compartilhe a agenda com a equipe com antecedência para que eles possam vir preparados.
5. Incentive a participação: Incentive todos os membros da equipe a contribuir para a discussão e ouvir suas ideias. Isso ajuda a garantir que todos se sintam ouvidos e valorizados.
6. Mantenha o foco: evite que a discussão se desvie do tópico ou seja desviada por questões não relacionadas.
7. Acompanhamento após a reunião: Após a reunião, envie um resumo do que foi discutido e quaisquer itens de ação que foram atribuídos. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e que todas as tarefas de acompanhamento sejam concluídas em tempo hábil.
Seguindo essas dicas, você pode tornar as reuniões mais produtivas e eficientes para você e para sua equipe.
Lembre-se que quanto mais você melhorar a estrutura e organização das reuniões, mais efetivas elas serão e mais as pessoas estarão animadas em participar.