O processo de onboarding de funcionários consiste basicamente nas etapas que serão feitas para receber o novo funcionário quando ele começar a trabalhar. E estas etapas devem incluir: integrar o novo funcionário à equipe, à cultura da empresa e sua forma de operar e com isso assegurar uma adaptação mais tranquila e reter este profissional.

O ideal é que este processo seja feito no primeiro dia de trabalho, para que assim ele se sinta mais confortável para iniciar suas atividades, mas ele pode se estender por mais dias, dependendo da empresa e de como ela enxerga a importância deste processo.

Há também empresas que consideram como parte do processo de onboarding algumas etapas que se iniciam antes do primeiro dia de trabalho do colaborador, como por exemplo a preparação para recebê-lo (evento de boas vindas), a criação de acesso à empresa, rede, e-mail e demais softwares utilizados pela empresa.

Na prática é possível perceber que as empresas que utilizam de forma eficiente o processo de onboarding tem muitos ganhos e todas as informações ficam claras tanto para a empresa quanto para o funcionário.

Para exemplificar estes ganhos podemos citar:

- Maior retenção de talentos;

- Aumento do engajamento dos funcionários;

- Redução do turnover;

- Melhor alinhamento das expectativas do trabalho tanto para a empresa quando para o funcionário.

Infelizmente é comum encontrarmos empresas que não fazem este processo e começam sua relação com o novo funcionário de forma não muito clara e com isso ele se sente literalmente “perdido” ao iniciar suas funções, não sabe a quem recorrer quando necessário ou ainda, o que é mais grave, não sabe exatamente o que deve realizar e o que é esperado dele.

O processo de onboarding é muito particular de cada empresa e ele pode e deve ser customizado conforme cada necessidade.

Aqui queremos deixar uma sugestão de etapas a serem consideradas no onboarding de acordo com o processo que fazemos em nossa empresa e que pode ser replicado facilmente em qualquer empresa.

Os objetivos principais que temos ao aplicar o onboarding são: Apresentar a nossa filosofia de trabalho, introduzir nossa cultura, conhecer um pouco mais sobre o perfil do novo funcionário e apresenta-lo aos demais colaboradores da empresa.

Agora vamos citar as etapas:

Etapa 1: No mínimo 1 dia antes do início do trabalho, é necessário que o RH deixe pronta toda a documentação de admissão, informe os gestores e equipe sobre a data do onboarding, crie todos os acessos à rede, e-mail e softwares que ele irá utilizar.

Etapa 2: No primeiro dia de trabalho o RH recebe o funcionário, explica sobre como vai será o processo, fala sobre as atividades do cargo, entrega o Código de Conduta e após a leitura faz um overview do conteúdo para sanar possíveis dúvidas, explica sobre benefícios, canais de comunicação da empresa e as regras de conduta pessoal e profissional.

Etapa 3: Após a etapa com o RH, o funcionário passa por uma conversa com o seu gestor imediato, que reforça a filosofia, missão, visão e valores da empresa, explica o que espera dele em suas atividades, explica com mais profundidade sobre as funções do cargo ocupado e explica sobre as ferramentas que serão utilizadas em seu dia-a-dia.

Etapa 4: Após conversar com o gestor, o funcionário é apresentado para o seu Padrinho/Madrinha, ou seja, um colaborar mais experiente da empresa que será um guia para o novo funcionário. Ele o irá “apadrinhar” e será seu ponto de referência para qualquer assunto, dúvida ou necessidade em relação à realização de seu trabalho e diretrizes da empresa.

Etapa 5: Na sequência, o funcionário conversa com a Administradora da empresa, que reforça a cultura e história da empresa, conversa sobre os objetivos da empresa e do funcionário e explica sobre como funciona o modelo de comunicação empresarial.

Etapa 6: realizadas todas as etapas individuais, o funcionário é introduzido à toda a equipe através de uma apresentação em nossos canais de comunicação interna.

Etapa 7: Com isso, o funcionário é considerado apto a receber suas ferramentas de trabalho, acessos e o kit de boas vindas.

É importante salientar que este processo precisa ser construído e reavaliado sempre que necessário, afinal, processo mudam o tempo todo, e para chegar em um processo eficiente de onboarding é preciso iniciar, testar, adaptar e fazer todos os ajustes necessários.

A melhor forma de fazer isso é colocando em prática na sua empresa e ir descobrindo o que melhor funciona de acordo com a cultura.

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